Railway Digital Filings: 'सीएसएमटी'मध्ये डिजिटल तंत्रज्ञानातून दीड टन रेल्वे फायलिंची विल्हेवाट

रेल्वे म्हटले की फायलिंचा भंडार. मात्र, आता हे चित्र वेगाने बदलत जात आहे. गेल्या काही वर्षांपासून रेल्वे डिजिटल कामकाजावर जोर देत आहे. त्यामुळे इंग्रज राजवटीपासून सुरू असलेल्या फायलिंगची परंपरा आता इतिहासात जमा होत आहे. नुकताच सीएसएमटी येथे मध्य रेल्वेच्या मुख्यालातून दीड टन रेल्वे फायलिंची विल्हेवाट लावण्यात येत आहे.

मुंबई: गेल्या काही वर्षांपासून भारतीय रेल्वेने प्रशासकीय कामकाज अधिक गतिमान आणि पेपरलेस करण्यासाठी ‘ई ऑफिस’ प्रणाली सुरू करण्याचे निर्देश सर्व झोनला दिले होते. त्यानुसार आता सर्व झोनमधील रेल्वे कार्यालयातील कर्मचारी रेल्वे नेटमार्फत ई-ऑफिसमधून काम करत आहे. यामुळे रेल्वेच्या अधिकारी व कर्मचाऱ्यांच्या कामाच्या वेळेत मोठ्या प्रमाणात बचत होत आहे. याशिवाय कामातही पारदर्शकता आली आहे. कोरोना काळात तर रेल्वे कर्मचाऱ्यांकडून 'ई-ऑफिस' प्रणालीचा मोठा वापर झाला आहे. त्यामुळे पारंपरिक फाइलिंग इतिहासात जमा होत आहे. मध्य रेल्वेने गुरुवारी ३० वर्षे जुन्या दीड टनच्या जवळ फाईल्स निकालात काढल्या आहे. रेल्वेच्या फाईल्समध्ये बरेच गोपनीय कागदपत्रे असतात. त्यामुळे याची जुन्या फाईल्स आणि कागदपत्रांची विल्हेवाट रेल्वेकडून अधिकाऱ्यांचा उपस्थितीत केली जाते.

जुन्या फाईल्यचे स्कॅनिंग: रेल्वे अधिकाऱ्यांनी सांगितले की, सध्या रेल्वेचे बहुतांश कामकाज डिजिटल झाले आहे. त्यामुळे रेल्वे मुख्यालयात वर्षानुवर्षे फाईल्स आणि कागदपत्रे धुळखात पडून होत्या. त्यामुळे रेल्वे कार्यालयात अस्वच्छता निर्माण झाली होती. याकरिता सर्व विभाग प्रमुखांना कालमर्यादा संपलेल्या फाईल्स कार्यालयातून बाहेर काढण्याचा सूचना दिल्या होत्या. त्यासाठी प्रत्येक विभागाला दोन महिन्यांचा कालावधी दिला होता. या कालावधीत प्रत्येक विभागाने आपल्या विभागातील जुन्या आणि धुळखात पडलेल्या फाईल्स नष्ट करण्यासाठी बाहेर काढल्या आहेत. तसेच ३० वर्षे जुन्या गोपनीय आणि अतिमहत्त्वाच्या फाईलिंग स्कॅन करून ठेवण्यात येत आहेत.

अशी लावली जाते विल्हेवाट: वर्षानुवर्षांपासून अनेक फाईल्स सध्या रेल्वे कार्यालयात पडून आहेत. यात अनेक पत्रव्यहार, कंत्राट वाटप, रेल्वे अपघाताचा तपास अहवाल यासारख्या महत्त्वाच्या फाईल्स आहेत. या फाईल्स रद्दी म्हणून विकता येत नाहीत. यावर उपाय म्हणून या सर्व जुन्या फाईल रेल्वेचे अधिकारी पेपर रिसायकलिंग करणाऱ्या कंपनीत घेऊन जातात. या कंपन्यांमध्ये रेल्वेच्या वरिष्ठ अधिकाऱ्यांच्या देखरेखीखाली प्रक्रिया केली जाते. त्यानंतर रेल्वे अधिकाऱ्यांच्या उपस्थितीत या फाईल्स नष्ट करतात अशी माहिती रेल्वे अधिकाऱ्यांनी दिली आहे.

रेल्वे स्वच्छतेसाठी तत्पर: यासंदर्भात माहिती देताना रेल्वेचे मुख्य जनसंपर्क अधिकारी डॉ. शिवराज मानसपुरे यांनी सांगितले की, रेल्वेने प्रशासकीय कामकाज अधिक गतिमान आणि कागदविरहित करण्यासाठी डिजिटल कामकाजावर भर दिला आहे. याशिवाय रेल्वे कार्यालयात स्वच्छता राहावी यासाठी रेल्वे विभागात कालमर्यादा संपलेल्या फाईल्स आम्ही रेल्वेचा नियमानुसार नष्ट करत आहोत.

ई-ऑफिसची मोठी मदत: ई-ऑफिसमधून अतिशय सोयीस्कर असलेल्या ई-ड्रॉइंग अप्रूव्हल सिस्टीम सुरू केल्याने रेल्वे कर्मचाऱ्यांना मोठा दिलासा मिळाला आहे. यासोबतच हॉस्पिटल इन्फॉर्मेशन सिस्टीम, रेल्वे मेंटेनन्स अँड ऐंड ऐनालिसिस ऑफ क्वॉर्टर कम्प्लेंट्स आणि इंडियन रेल्वे वर्क्स कॉन्ट्रॅक्ट मॅनेजमेंट सिस्टीम देखील पेपरलेस करण्यात आली आहे. ई-ऑफिस प्रणालीमुळे पारदर्शकता, समयसूचकता, सुरक्षितता आणि डेटाची गोपनीयता कायम राहिल्याने कर्मचाऱ्यांच्या कामावर खर्च होणारा वेळही वाचत आहे. कर्मचार्‍यांची सर्व बिले, मास्टर शीट, तपासणी नोट्स वाचा, रजा अर्ज, पदोन्नती, सेवानिवृत्तीसंबंधीची कामेही पेपरलेस झाली आहेत.