सीबीआईसी ने फाइलों के स्वचालित प्रबंधन के लिए ई-ऑफिस की शुरुआत की

एक अधिकारी ने ईटीवी भारत को बताया कि इस कदम से देश में कर प्रणाली के प्रशासन में पारदर्शिता और दक्षता आएगी क्योंकि डिजिटल फाइल या सिस्टम में बनाए गए डिजिटल रिकॉर्ड को कभी मिटाया या नष्ट नहीं किया जा सकता है.

नई दिल्ली: अपने कामकाज को पूरी तरह से कागज रहित बनाने की दिशा में एक बड़े कदम में, केंद्रीय अप्रत्यक्ष कर और सीमा शुल्क बोर्ड (सीबीआईसी) ने सोमवार को देश भर में अपने सभी जीएसटी और सीमा शुल्क कार्यालयों को एक इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय या ई-ऑफिस में परिवर्तित कर दिया. इस कदम ने टेबल से टेबल तक फिजिकल फाइल और उसका मूवमेंट बनाने की पुरानी प्रथा को समाप्त कर दिया.

एक अधिकारी ने ईटीवी भारत को बताया कि इस कदम से देश में कर प्रणाली के प्रशासन में पारदर्शिता और दक्षता आएगी क्योंकि डिजिटल फाइल या सिस्टम में बनाए गए डिजिटल रिकॉर्ड को कभी मिटाया या नष्ट नहीं किया जा सकता है.

देश के आम माल और सेवा कर (जीएसटी), सीमा शुल्क और उत्पाद शुल्क सहित अन्य के लिए शीर्ष निकाय ने कहा कि ई-ऑफिस देश के 50 हजार से अधिक कर अधिकारियों को 500 जीएसटी और सीमा शुल्क कार्यालयों में इस स्वचालित मंच का उपयोग करने में सक्षम करेगा.

इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय, या ई-ऑफिस, जैसा कि आमतौर पर जाना जाता है, का उद्देश्य फाइलों को संभालने और आंतरिक निर्णय लेने की आंतरिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करके सरकारी मशीनरी के कामकाज में सुधार करना है.

एक इलेक्ट्रॉनिक फाइल, जो इस स्वचालित प्रणाली का मुख्य मॉड्यूल है, डाक को प्राप्त करने और चिह्नित करने, एक फ़ाइल को संचालित करने, एक मसौदा पत्र तैयार करने, इसकी स्वीकृति और संबंधित अधिकारी के हस्ताक्षर प्राप्त करने और हस्ताक्षरित पत्र के रूप में इसके अंतिम प्रेषण से शुरू होगा.

एक अन्य अधिकारी ने ईटीवी भारत को बताया, "अधिकारियों को पूरी तरह से काम करने के इस डिजिटल तरीके से परिचित होने में कुछ समय लगेगा, लेकिन एक बार जब किसी मुद्दे पर ई-फाइल बन जाती है, तो इसके लिए दो फाइलें नहीं होंगी - एक भौतिक फाइल और एक ई-फाइल."

हालांकि, सूत्रों के अनुसार, विभाग वर्गीकृत फाइलों को ई-फाइलों में परिवर्तित नहीं कर सकता है क्योंकि सीबीआईसी संवेदनशील कर चोरी के मामलों और प्रवर्तन मुद्दों से संबंधित है जैसे कि नकली जीएसटी चालान के उपयोग के खिलाफ कार्रवाई करना जो कि इनपुट टैक्स का दावा करने के लिए धोखाधड़ी करते हैं, क्रेडिट (आईटीसी) जीएसटी के तहत, इसी तरह के अन्य धोखाधड़ी और कर चोरी की चालें आदि.

ई-ऑफिस के शुभारंभ के साथ, सीबीआईसी अपने काम को स्वचालित करने के लिए देश के सबसे बड़े सरकारी विभाग में से एक बन गया है.

घातक कोरोना वायरस के खतरे को कम करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक फाइलें में गिरावट

कोविड प्रतिबंधों और सामाजिक सुरक्षा मानदंडों के कारण, सीबीआईसी के अध्यक्ष अजीत कुमार ने राष्ट्रीय सूचना विज्ञान केंद्र (एनआईसी) की महानिदेशक नीता वर्मा और अन्य वरिष्ठ सीबीआईसी अधिकारियों की मौजूदगी में सुविधा शुरू की, जो वीडियो लिंक के माध्यम से लॉन्च समारोह में शामिल हुए.

हालांकि, 500 से अधिक कार्यालयों में ई-ऑफिस के शुभारंभ का मतलब यह भी है कि फाइलों के संचलन के माध्यम से घातक कोरोना वायरस के संचरण का खतरा समाप्त हो जाएगा.

अत्यधिक संक्रामक वायरस ने देश में 9,500 से अधिक लोगों को और पूरे विश्व में 4,36,000 से अधिक लोगों को मार डाला है. कोरोना वायरस के तेजी से संचरण के पीछे कारणों में से एक सतह संचरण था जहां एक वाहक वायरस द्वारा पारित वस्तुओं की सतह को छूता था. वायरस, जो एक मेजबान के बाहर कुछ घंटों से कुछ दिनों तक जीवित रह सकता है, संक्रमित वस्तु के संपर्क में आने पर किसी अन्य व्यक्ति को संक्रमित करता है.

"ई-ऑफिस भौतिक फ़ाइलों के साथ संपर्क से बचने में मदद करेगा जिससे किसी भी वायरस के संभावित संचरण को रोका जा सकेगा", सीबीआईसी ने कहा कि यह कोविड-19 वैश्विक महामारी के प्रकोप के कारण चुनौतीपूर्ण स्थिति में बेहद प्रासंगिक था.

डिजिटल फ़ाइलें दस्तावेज़ पहचान संख्या का पालन करती हैं

पिछले साल नवंबर में, केंद्रीय अप्रत्यक्ष कर और सीमा शुल्क बोर्ड ने एक बड़ी पारदर्शिता पहल को लागू किया जब उसने तय किया कि विभाग के भीतर बनाए गए हर एक दस्तावेज़ में एक विशिष्ट संख्या जैसे डीन या दस्तावेज़ पहचान संख्या होगी.

इसने किसी भी उपयोगकर्ता या करदाता को तुरंत क्रॉस-चेक करने और यह सत्यापित करने का अधिकार दिया कि विभाग के एक अधिकारी द्वारा जारी कर नोटिस या खोज ज्ञापन वास्तविक था या नहीं.

सीबीआईसी ने कहा, "ई-ऑफिस का शुभारंभ प्रौद्योगिकी को फेसलेस, संपर्क रहित और पेपरलेस अप्रत्यक्ष कर प्रशासन प्रदान करने के लिए एक और उपाय है."

सीबीआईसी ने कहा कि दिन-प्रतिदिन के काम में ई-ऑफिस के उपयोग से पेपर और प्रिंटिंग के उपयोग में तेजी से निर्णय लेने, पारदर्शिता, जवाबदेही और पर्यावरण पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा.

छेड़छाड़ रहित रिकॉर्ड बनाना

बोर्ड ने कहा, "ई-ऑफिस की अनूठी विशेषताओं में से एक यह है कि एक बार एक डिजिटल दस्तावेज़ बनाया जाता है, तो कोई फ़ाइल या दस्तावेज़ को परिवर्तित, नष्ट या बैकडेट नहीं किया जा सकता है."

इन-बिल्ट मॉनिटरिंग मैकेनिज्म यह भी पहचान करेगा कि फाइलें कहां अटकी हुई हैं. यह सुविधा वरिष्ठ अधिकारी को एक फ़ाइल की प्रगति की निगरानी करने और निर्णय लेने में तेजी से निर्णय लेने और त्वरित निपटान के लिए सक्षम करेगी.

ई-ऑफिस केंद्र सरकार के राष्ट्रीय ई-गवर्नेंस प्रोजेक्ट के तहत एक मिशन मोड प्रोजेक्ट (एमएमपी) है.

(वरिष्ठ पत्रकार कृष्णानन्द त्रिपाठी का लेख)